Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung: was umlagefähig ist

Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 die Betriebskosten auf, die auf Mieter umgelegt werden können. Nr. 14 betrifft die Kosten für den Hauswart. Dazu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt.

Ausgenommen sind Leistungen, soweit sie Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen. Der Gedanke dahinter: Mieter sollen für den laufenden Betrieb des Hauses zahlen, nicht für Reparaturen und Verwaltung, die Sache des Eigentümers sind.

Typische umlagefähige Aufgaben sind die Aufsicht über das Haus, Kontrollgänge, das Bereitstellen der Mülltonnen, das Beobachten der Haustechnik, das Melden von Mängeln und kleine Ordnungsaufgaben. Wird die Treppenhausreinigung oder die Gartenpflege vom Hauswart miterledigt, sind sie keine zusätzlichen Hauswartkosten, sondern gehören in die jeweilige Position.

Beispiel Mannheim: Ein Dienstleister betreut eine Wohnanlage in Neckarau mit wöchentlicher Begehung, Tonnenservice und Winterdienst. Die Begehung und das Tonnenstellen fallen unter Nr. 14, der Winterdienst unter die Straßenreinigung (Nr. 8) und die Rasenpflege unter die Gartenpflege (Nr. 10).

Die Verordnung enthält eine wichtige Sperre: Führt der Hauswart Arbeiten selbst aus, dürfen für diese Arbeitsleistungen keine Kosten nach den Nummern 2 bis 10 und 16 angesetzt werden. Das betrifft zum Beispiel Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gartenpflege, Gebäudereinigung und Hausbeleuchtung. Wer dieselbe Leistung sowohl im Hauswartvertrag als auch in einer eigenen Position abrechnet, zahlt doppelt.

Praktische Lösung: Trennen Sie in Vertrag und Rechnung klar nach Hauswartaufgaben und den speziellen Positionen. Ein Dienstleister, der alles bündelt, sollte die Rechnung so gliedern, dass die Zuordnung zu den Nummern der Betriebskostenverordnung gelingt.

Alles, was reparieren, ersetzen oder erneuern heißt, ist nicht umlagefähig. Das gilt für den ausgetauschten Türschließer genauso wie für den neuen Handlauf. Auch wenn der Hausmeister Kleinreparaturen im Rahmen des Auftrags ausführt, muss die Rechnung diese Arbeit getrennt ausweisen. Eine Ausnahme sind Kleinreparaturklauseln im Mietvertrag, die aber nach der Rechtsprechung enge Grenzen haben. Im Zweifel sollte die Hausverwaltung prüfen lassen, ob eine solche Klausel wirksam ist.

Bei Wartung kommt es auf die Position an: Die laufende Pflege einer Anlage kann unter einer eigenen Nummer der Betriebskostenverordnung umlagefähig sein, eine reine Instandsetzung nicht.

Umlegen darf nur, was im Mietvertrag vereinbart ist. Der Hauswart sollte dort ausdrücklich als Betriebskostenart genannt sein. Die Abrechnung muss die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln und den Verteilerschlüssel erkennen lassen. Außerdem gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 BGB): Kosten dürfen nicht unangemessen hoch sein.

Als Orientierung für die Höhe nennen Ratgeber für Mehrfamilienhäuser etwa 20 bis 60 Euro je Wohneinheit und Monat, abhängig vom Umfang (siehe Kosten). Das ist eine Spanne aus Ratgebern, keine Rechtsgrenze. Ob Kosten angemessen sind, beurteilt sich im Einzelfall.

• Winterdienst: Straßenreinigung nach § 2 Nr. 8 BetrKV, soweit es sich um vergleichbare nicht öffentliche Maßnahmen handelt. Bei Mannheimer Objekten richten sich Pflichten und Zeiten nach der Gehwegreinigungssatzung (siehe Winterdienst in Mannheim).
• Gartenpflege: § 2 Nr. 10, einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen und von Plätzen, Zugängen und Zufahrten für den nicht öffentlichen Verkehr.
• Müllabfuhr: Gebühren und vergleichbare nicht öffentliche Maßnahmen nach § 2 Nr. 8. Das Bereitstellen der Tonnen durch den Hausmeister zählt zur Hauswartvergütung.
• Hauswart: § 2 Nr. 14, ohne Reparaturen und Verwaltung.

• Mietvertrag prüfen: Ist der Hauswart als Betriebskostenart genannt?
• Dienstleistervertrag nach Aufgaben gliedern
• Reparaturen getrennt ausweisen
• Doppelte Positionen (Nr. 2 bis 10 und 16 neben Nr. 14) vermeiden
• Rechnungen monatlich nachvollziehbar führen
• Belege für Einsätze aufbewahren
• Angemessenheit der Höhe prüfen

Wie ein Leistungsumfang aussehen kann, zeigen die Seiten zu Kontrollgängen und zu Außenanlagen und Grünpflege.